Desde hace poco más de un año, los Congresos Virtuales, han crecido en número en Internet. Seguramente alguna vez has estado inscrito en alguno porque te ha interesado alguna de las entrevistas que tienen lugar en él. La proliferación de los congresos virtuales tiene una explicación muy sencilla:
Con pocos o ningunos los costes de la organización y, si lo haces bien, puedes tener muchos beneficios.
¿Qué puedes conseguir con un Congreso Virtual?
Los eventos online encajan en cualquier nicho. Cualquier persona que tenga un negocio digital es susceptible de organizar un evento de este tipo, lo único que hay que hacer es encontrar el tema que llame la atención a una gran audiencia que puede convertirse en un potencial cliente.
Pero supongamos que ya tenemos el tema ideal de nuestro evento.
¿Qué podemos conseguir si lo sacamos adelante?:
- Posicionamiento. Tú eres el organizador, el líder que reúne entorno a tu evento a determinado número de expertos.
- Contactos. Puede que conozcas a algunos de los expertos de tu evento pero puede que, antes de lanzarte a organizar tu evento, no tuvieras contacto con ellos o ni siquiera te conocían y ahora podría surgir alguna sinergia con ellos.
- Suscriptores. El congreso virtual que menos público ha podido tener son 1.000 personas…he asistido a congresos en los que había 10.000…o lo que es lo mismo:
son miles de emails que quedan en tu BB.DD, potenciales clientes a los que ofrecer tus servicios.
- Credibilidad. ¿Qué va a pensar el público de alguien que organiza un evento sobre un tema específico al que asisten expertos de calidad para apoyarle? La respuesta está clara, ¿no?
- Visibilidad. Una forma de dar visibilidad a tu congreso es a través de las Redes Sociales, tanto tuyas como de los expertos que participan en él, pero no hay que descartar la gran ayuda que te puede prestar el hecho de salir en medios de comunicación porque te ayudará mucho a conseguir público y a ser visible como emprendedor o con tus servicios.
¿Quién puede organizar un Congreso Virtual?
Como hemos comentado,
cualquiera que tenga un negocio online puede organizar un evento virtual.
Por un lado, si eres emprendedora y todavía no has lanzado tu negocio digital o lo has hecho pero no tienes clientes a los que ofrecer tus servicios un evento de este tipo puede ser la solución para llenar tu BB.DD de potenciales clientes.
Por otro lado, si tienes ya un negocio consolidado pero quieres seguir aumentando tu lista de suscriptores y hacerte visible para nuevos clientes, también es una buena oportunidad para seguir haciendo crecer tu negocio.
Organizar un evento de este tipo, contrariamente a lo que podrías pensar, no es nada complicado y supone muchas ventajas tanto para los organizadores como para los ponentes e incluso para los asistentes.
Te lo voy a detallar más abajo:
Ventajas de organizar un Evento Virtual
Ahorro
Has leído bien. Es la primera ventaja y la más importante.
Durante años he organizado eventos para multinacionales, instituciones y empresas de todos los tipos y sectores, y el dinero que se tenían que gastar era una de sus mayores preocupaciones y muchas veces, incluso, era motivo para cancelar el evento de algunos de nuestros clientes. Desde la reserva de la sala hasta la iluminación, sonido, rollers, catering, azafatas, técnico, pasando también por los viajes del equipo, si el evento era fuera de tu ciudad, o el traslado de material con los costes de los servicios de mensajería.
¡Con un Congreso Virtual no necesitas nada de eso!
Para organizar un Congreso Virtual solo necesitas un ordenador, el resto puedes hacerlo con herramientas gratuitas de email marketing, diseño, videoconferencias…
Además del material, también puedes ahorrar en tiempo ya que puedes ir preparando a tu ritmo el Congreso y planificando las entrevistas con los ponentes durante el tiempo que tu preveas para que no te cueste nada hacerlo.
La visibilidad
Ya lo hemos visto. Es algo que, sin duda, va de la mano en este tipo de Congresos tanto para los organizadores como para los ponentes.
Internet es un gran expositor y debes aprovecharlo al máximo. Todos tus clientes están en Internet y un congreso virtual es la mejor manera de reunirlos a todos en un mismo lugar.
Esta visibilidad puede ayudarte a aumentar tu lista de suscriptores, generando un público que realmente está interesado en un tema que tú dominas y que es el tema central del Congreso. Por tanto, te ayuda a llenar tu cartera de potenciales clientes. Después podrás aprovechar para enviarles información periódica sobre ti y sobre tus productos.
Además, al contrario de lo que pasa en los eventos presenciales, que mueren cuando terminan, un Congreso Virtual permanece en el tiempo y puedes mantener el acceso tanto tiempo como tu creas necesario poniéndolo a disposición del público durante determinados periodos. Puedes aprovechar las conferencias para utilizarlas posteriormente en un podcast o para crear contenido para tu blog o newsletter.
Posicionamiento
Ser el líder y el organizador de un Congreso Virtual te ayudará a posicionarte como experto en tu sector ya que tu nombre y el de tu empresa irán vinculados al evento tanto como ponente como organizador. Organizar un Congreso virtual es algo que debes aprovechar también desde el punto de vista de los medios de comunicación ya que puedes generar tanto noticias como entrevistas contigo o con otros ponentes.En este sentido, puedes preparar un calendario de envíos de información a prensa para que estén al tanto de lo que estás organizando.
Monetización
Aunque la mecánica en este tipo de eventos es que suelen ser charlas gratuitas durante los días que dura en Congreso en sí, normalmente puedes cobrar entrada una vez terminado el periodo gratuito.
Otra forma que existe para ganar dinero con tu Congreso es vender la entrada VIP antes de que empiece el evento para que los compradores puedan puedan tener acceso antes de tiempo o, como hemos comentado antes, puedes seguir vendiendo las entradas durante tiempo ilimitado o en determinados periodos que sean de tu interés.
El congreso, puedes convertirlo en un infoproducto que vendas de forma recurrente pero también puede ser un BONUS que ofrezcas junto alguno de tus servicios a modo de regalo.
¿Cómo organizar un evento virtual?
La logística de un evento virtual es bastante parecida a la de un congreso presencial desde el punto de vista de la organización: Ponentes, web, plataforma, medios de comunicación, patrocinadores…hay que tener bajo control muchos aspectos que, si no estás acostumbrado, pueden acabar contigo.
Si nunca has organizado un evento de ningún tipo debes saber que implica mucha disciplina, organización, orden, tiempo y compromiso tanto contigo como con los ponentes, patrocinadores, medios y otras personas implicadas.
No es complicado, pero debes tener en cuenta que el evento no se organiza solo.
Para ayudar a todas las personas interesadas en crear su propio congreso, he creado Ventas con tu Congreso Virtual, es el primer curso de España que enseña el paso a paso para organizar un Congreso Virtual y en único a nivel internacional que enseña qué debes hacer para salir en prensa con tu evento. ¿Lo viste en TVE?
Estamos en diciembre, esta época del año se caracteriza normalmente por el gran volumen de trabajo que hay en todas las empresas. Cerrar el año y dejarlo todo preparado para abrir uno nuevo es muy complicado, además es un mes con muchos festivos que quitan tiempo en la organización de los equipos.
No es algo que hagamos normalmente, pero este año, ya que muchos de vosotros nos habéis apoyado siguiendo el I Congreso Online de Comunicación Gastronómica, hemos decidido bajar el precio durante unos días para que todo aquel que quiera volver alguna ponencia, quedarse todo el contenido para siempre o simplemente verlo completo pero con calma, tomando sus apuntes y prestando toda la atención a los expertos que participaron.
Hace ya un tiempo que me lo vengo preguntando y que doy vueltas al tema, sobre todo cuando estoy trabajando en las redes sociales de algún cliente.
