Las empresas eligen los eventos online para cumplir los compromisos que tenían en los próximos meses
Las empresas eligen los eventos online para cumplir los compromisos que tenían en los próximos meses
El objetivo de los congresos online es aportar valor en la distancia
Muchas empresas ven en esta opción una gran manera de mantener los compromisos que tenían para los próximos meses
Madrid.-Marzo 2020. Teletrabajo, colegios cerrados, distancia de seguridad con otras personas, negocios cerrados y muchos eventos cancelados. No solo deportivos sino también ferias, conciertos, reuniones de trabajo, congresos…Ante esta situación, muchas empresas, negocios y emprendedores están optando por los eventos online como la mejor forma de mantener, de alguna manera, los compromisos que tenían establecidos y de recuperar las pérdidas que han podido tener con la cancelación de sus eventos presenciales.
La cancelación de un evento no es agradable de por sí, pero si, además se suma que es debido a una causa mayor de índole global ante la que poco hay que hacer más que esperar, buscar alternativas es la solución.
Desde hace meses se vienen cancelando eventos como el Mobile World Congress y hace unas semanas se aplazaban, en España, otros como Salón de Gourmets, SIMA, Alimentaria…y cientos de encuentros profesionales similares a nivel internacional. En la misma situación se encuentran cientos de congresos profesionales o educativos y eventos en miles de sectores con las pérdidas que implican tanto a los organizadores, que han invertido dinero para su preparación, como para los proveedores que ya no podrán contar con ese trabajo.
Estas cancelaciones suponen tener grandes pérdidas de dinero, como puede ser devolver el importe de las entradas o que los proveedores (sala, catering, técnicos…) se nieguen a devolver el dinero que había adelantado.
Eventos online, una solución a corto plazo económica
“Evidentemente, no es lo mismo un evento presencial que un evento online, pero en estos tiempos de incertidumbre y, aunque solo sea para cumplir con los compromisos que tenían a corto plazo, hacer los eventos de forma online se ha convertido en una gran opción” afirma Chiara Baldoví, experta en visibilidad y Congresos Virtuales.
Al margen de las pérdidas que pueda suponer el aplazamiento o suspensión de los eventos que estaban ya programados, pasar un evento presencial al online no implica inversiones exageradas ni grandes costes, todo lo contrario.
Los eventos online, se han caracterizado, desde siempre por la baja inversión y logística que necesitan frente un evento offline. Entre los costes que evitas está: una sala, azafatas, cartelería, viajes, merchandising, catering, técnicos de iluminación y sonido…ya que, en un evento online sencillo únicamente con una webcam, un micrófono y conexión a internet puedes lanzarlo. Por otra parte, los eventos profesionales más complejos sí que requieren más logística e incluso el cobro de una entrada.
“En la última semana, se han multiplicado por 4 las peticiones de información sobre congresos virtuales en nuestra empresa y la mayoría son empresas que desean seguir ofreciendo contenido y valor a sus clientes”, afirma Chiara Baldoví.
Ventas con tu Congreso Virtual es el único programa de España que enseña a organizar un congreso virtual. Hasta el momento los alumnos eran emprendedores o profesionales del sector de la salud, pero en la última semana los interesados en requerir nuestra ayuda son empresas de eventos que buscan soluciones para sus clientes, escuelas interesadas en los sistemas de formación online u empresas de varios sectores que quieren saber si un evento online puede ser una solución ahora mismo para seguir aportando valor y estar en contacto con sus clientes.
Chiara Baldoví
Periodista, experta en visibilidad y congresos virtuales, es la creadora de Ventas con tu Congreso Virtual, el único programa que existe en España que enseña, paso a paso, a organizar un congreso virtual. Autora del libro “5 pasos para organizar un congreso virtual”, por su programa han pasado cientos de personas de España y Latinoamérica que han lanzado sus congresos Virtuales con éxito con los que han conseguido, leads, visibilidad, credibilidad, posicionamiento y ventas en sus negocios.
¿Cómo conseguir que tu Congreso Virtual salga en prensa?
A la mayoría de organizadores de Congresos Virtuales no se les cruza por la cabeza la posibilidad de hacer visible su evento en los medios de comunicación. Algo que a mí me resulta tan fácil, para ellos es complicarse la vida, más trabajo o más gastos contratando a un especialista pero ¿qué me dirías si te cuento que te voy a dar todas las herramientas que necesitas para hacer que tu evento salga en prensa o que te entrevisten como organizador?
Qué ganas saliendo en prensa
Empecemos por el principio.
No hay mejor escaparate para ti que salir en medios para posicionarte como líder y experto en tu sector. De cara a tu negocio puede ayudarte a ser visible frente a tus potenciales clientes y además, ahorrarte dinero en publicidad que en caso de los Congresos Virtuales puede traducirse en leads a coste 0. Imagina a cuanta gente puedes llegar a través de los medios de comunicación y cuantas de esas personas pueden convertirse en asistentes a tu evento.
Puedes generar confianza entre tu público, darte a conocer más como especialista de tu sector y atraer rápida y fácilmente sinergias con otros profesionales, entrevistas en otros medios, etc. Pero para conseguirlo deberás dotarte de paciencia, tiempo y unas herramientas básicas que toda empresa debería tener para utilizar llegado el momento. Puede ser una vez al año, dos o las que quiera porque si tienes esto montado solo tendrás que ponerlo en marcha.
Qué herramientas básicas necesitas para que tu Congreso salga en prensa
Estas son algunas de las más importantes que te ayudarán a salir en prensa con tu congreso virtual:
- Base de datos. Crea tu propia BBDD de periodistas y medios de comunicación de todos los sectores que pueda seguir el target de tu congreso.
- Dossier de prensa. Imagino que tendrás preparado un Dossier con información básica sobre tu evento, en caso afirmativo utilízalo para dar toda la información de forma compacta y ordenada a los periodistas. Puede ser el mismo que utilizas para contactar con ponentes o patrocinadores.
- Nota de prensa. Escribe una nota de prensa donde resumas toda la información sobre tu evento: Qué es, qué objetivos tiene, cuando se organiza, quien participa, quién lo organiza. No te olvides incluir el link de tu evento para que se inscriba el público. Recuerda que en, Ventas con tu Congreso Virtual tienes la nota de prensa que utilizo yo (con mis congresos y con los de mis clientes) para salir en prensa, a la que solo tienes que cambiar los datos para poner los de tu evento.
¿Qué tipos de medios de comunicación hablan sobre Congresos Virtuales?
Nada más y nada menos que ¡TODOS!
Los medios de comunicación publican lo que creen que interesa a sus audiencias. El proceso básico que debes seguir es:
- Analizar qué tipo de público es el que buscas para tu Congreso y por tanto para venderle tus servicios os productos
- Pensar qué tipo de medios de comunicación puede leer, tanto print como online. En este punto no te quedes solo con el tema en sí de tu evento como podría ser Medicina o desarrollo personal, sino que debes bucear más profundamente para identificar si tu público es «mujer»,»edad», si le gusta cuidarse, si es madre, si le gusta la medicina natural,…
- Cuando tengas super bien definido a tu público busca qué tipo de medios existen sobre esos temas: Woman, Glamour, Saber Vivir,…incluso si existen programas de radio y televisión.
- Ahora ya, sí que puedes empezar a difundir tu nota de prensa.
Si tienes alguna duda sobre este tema escríbeme en los comentarios y estaré encantada de ayudarte!