Estamos en diciembre, esta época del año se caracteriza normalmente por el gran volumen de trabajo que hay en todas las empresas. Cerrar el año y dejarlo todo preparado para abrir uno nuevo es muy complicado, además es un mes con muchos festivos que quitan tiempo en la organización de los equipos.
Uno de los puntos claves que deberías haber preparado en el último trimestre del año es el Plan de Comunicación para 2019. Un Plan de Comunicación es un documento de valor que debes utilizar como guía para desarrollar todas las acciones, con medios de comunicación, a lo largo del año, también debe ser flexible, comprensible a todos los miembros del equipo y en consonancia con otros departamentos de la empresa como pueden ser marketing, producción o dirección.
¿Qué formato elijo?
Cada uno tiene una forma de trabajar que le resulta más cómoda así que elige la tuya. Puedes redactar el Plan de Comunicación en un PPT o Word y después establecer un plan de acción en un excell, por ejemplo. No hay nada establecido. Asegúrate de que escoges el formato que más cómodo te resulta para llevarlo a cabo.
1.¿Cómo empiezo a redactar mi Plan de Comunicación?
Para empezar debes hacer un análisis de la Situación en la que estás, en términos de comunicación, cuantas acciones has hecho, cómo han funcionado…La situación incluye también las repercusiones en medios que has tenido en el año que termina. ¿Han sido buenas? ¿Suficientes? ¿han sido publicadas en los medios que querías? ¿Son los medios que leen tus clientes o tu público? ¿han sido noticias buenas, neutras o negativas?
Una vez hecho el análisis, lo primero que debes pensar es en el periodo que vas a establecer en tu Plan de Comunicación. Coge el calendario y piensa cuanto tiempo eres capaz de planificar. Lo ideal es que sea el año completo y que, sobre ese Plan, después vayas introduciendo cambios y acciones necesarias para la empresa y que pueden ser a nivel trimestral o mensual, por ejemplo.
2.Los objetivos de comunicación
Es el siguiente paso. Piensa a qué tipo de público quieres llegar y qué lee, escucha o ve en lo que respecta a medios de comunicación.
Por ejemplo. Una empresa que se dedica a la industria cárnica puede centrar sus objetivos en varios públicos, por una parte restaurantes a los que sirve su producto y, por otro lado, el público final, que lo puede comprar en un supermercado o en su tienda online. Por tanto deberá saber qué tipo de medios siguen los primeros, que podrán ser medios especializados en alimentación, distribución, hostelería…mientras que los segundos seguirán medios generales o revistas de lifestyle.
Por tanto entre los objetivos de esta empresa estará salir en medios especializados, generales y revistas lifestyle a lo largo del año.
3.La estrategia de comunicación
Una vez sabemos los objetivos y el público al que nos dirigimos debemos establecer una estrategia. ¿Cómo llegamos a estos medios?
En nuestra mano están todos los temas que se van a mover en la empresa a lo largo de los próximos meses y nuestra misión es adaptar cada hito a los diferentes medios de comunicación. Debes saber que un mismo tema puede ser noticia en diferentes tipos de medios, lo único que debes adaptar es el mensaje a los medios para que les llame la atención y entiendan que, la noticia, puede ser de interés para sus lectores.
La forma de llegar a ellos forma parte de la estrategia y también debes definirla. Puedes planificar las notas de prensa, eventos, artículos de opinión, acciones en redes sociales, acciones de email marketing..
3.1Los temas
Tener una visión general de los temasque se van a suceder en la empresa a lo largo del año puede ser de gran utilidad a la hora de planificar cómo vamos a hablar de ellos y qué enfoque vamos a darle. Según el tema, podemos elegir hablar de ello en el blog, en nuestras redes sociales, hacer un vídeo, enviar una nota de prensa, tratar de conseguir entrevistas en radio, dar una rueda de prensa o hacer un pequeño evento con prensa y amigos…son diversas las formas de tratar los temas. Incluso, un mismo tema podemos utilizarlo durante varios meses tratándolo de diferentes maneras para llegar a públicos diferentes.
4.Acciones de comunicación
En este apartado debes detallar cada una de las acciones que vas a llevar a cabo como estrategia. Por ejemplo, si quieres enviar una nota de prensa, deberás establecer el tema, el calendario de redacción, envío y recuperación de impactos, el responsable, de qué departamentos depende el tema en cuestión, tipo de medios a los que te vas a dirigir…En cambio si es un lanzamiento o presentación de un nuevo producto, será algo más complejo que deberás especificar bien en el calendario y que tenga todas las partes implicadas como por ejemplo: Si hay rueda de prensa: cuando sale la convocatoria, quien se encarga, quién es el responsable de confirmar medios asistentes; gabinete de prensa, cuando sale la nota de prensa, qué foto se envía, mensajes que deben interiorizar los portavoces, recuperación de impactos…
5.La medición
Es una pare fundamental en comunicación. Existen muchas herramientas gratuitas o baratas en internet con las que puedes medir tus impactos tanto offline como online. Midiendo los resultados te aseguras de que las estrategias que estás siguiendo sirven para alcanzar tus objetivos así puedes hacer cambios si ves que no funciona. Además, a través de la medición, puedes saber el valor publicitario de los impactos en prensa y puedes determinar el ROI.
Las mediciones te servirán también para hacer pequeños informes mensuales o trimestrales con los que te será más fácil hacer la nueva planificación al final de año.
Recuerda que no solo puedes medir los impactos en prensa y medios tradicionales, sino que los contenidos en redes sociales son muy importantes a día de hoy y midiendo los impactos puedes saber qué día y hora te conviene más publicar en tus perfiles.
