¿Convocatorias vía Whatsapp?

Que vivimos pegados a los teléfonos móviles es una realidad.

Todo lo que nos rodea está conectado vía teléfono, ya sea el mail personal, el mail del trabajo, los grupos de whatsapp que nos conectan con las diferentes personas de nuestro entorno, las noticias, las newsletters o incluso la lista de la compra.

Sabemos, por tanto, que esa convocatoria que estamos escribiendo y que vamos a mandar al mail de un periodista o de un Influencer va a acabar entrando en su teléfono. Y no solo eso. Hay casi más de un 70% de posibilidades de que la vea antes a través de su móvil que en la pantalla del ordenador. Entonces, ¿por qué no mandarle directamente la convocatoria al mismo? A través del sistema de recepción y lectura podemos saber, casi al instante, si lo ha recibido por lo que únicamente estaremos pendientes de confirmar la asistencia.

Saber separar quién y cuando

 Es obvio que este tipo de comunicación no puede utilizarse para todo el mundo, no se puede meter en el mismo saco a todos los tipos de medios y por tanto, debemos pensar cuales son los más adecuados para recibir este tipo de comunicados. Esto es más o menos fácil cuando nos referimos a los periodistas o los Influencers de un sector concreto en el que trabajamos diariamente y con los que solemos tener una relación cordial, incluso les conocemos en persona y sabemos tanto sus preferencias como las de sus medios, así como su forma de trabajar y su carácter.

En el caso de los Influencers y blogueros, la comunicación es más ágil y agradecen este tipo de mensajes más dinámicos. La mayoría responde de la misma manera y al instante, por lo que agilizamos el proceso.

Por otra parte, debemos diferenciar también el tipo de evento al que nos referimos. No es igual una convocatoria urgente que un evento serio o una fiesta. El tipo de cliente también es un factor a tener en cuenta y su decisión también debe respetarse.

Cómo empezar

 Previo a empezar con este tipo de comunicaciones debemos preparar al receptor de varias maneras:

1. Avisar antes: Cuando cambiamos nuestra manera de hacer las cosas debemos avisar a las personas que se vayan a sentir afectadas. En este caso podemos enviar un mail informativo a los contactos que decidamos que son aptos para recibir este tipo de comunicación.
2. Seleccionar los casos: Debemos elegir en qué momento se puede utilizar Whatsapp como vía de comunicación con periodistas o influencers e informarles de que sólo en estos casos podrán recibir comunicaciones a través de esta vía.
3. Enviar un mail invitando a probar este tipo de comunicación de cara a una convocatoria próxima. En este caso los mismos periodistas o influencers podrán suscribirse en caso de preferir este tipo de comunicados.

Hoy en día, existe la posibilidad incluso de programar los envíos vía Whatsapp lo que es una ventaja añadida a este servicio que nos ofrece la tecnología para mejorar nuestro trabajo, optimizar en tiempo y agilizar los procesos. Algunos como Casa Real llevan años utilizando este tipo de mensajería para informar a los periodistas de manera directa y rápida sobre sus acciones.